把十個步驟變成三個

改善一個流程的時候，直覺的做法是讓每個步驟變快：這個表單少填兩欄、那個畫面少點兩下。

但通常效果最好的做法不是加速，而是刪除。

先把步驟列出來

不用工具，先用一張紙把目前的步驟一項一項寫下來。寫的時候有幾個規則：

• 用動詞開頭，例如「打開 Excel」「複製昨天的表格」
• 包含等待，例如「等主管回覆」
• 包含切換，例如「從 LINE 複製到系統」

寫完之後常常會發現步驟比想像中多。原本以為是三步的事情，攤開來有十一步，其中六步是在不同工具之間搬資料。

然後對每一步問一個問題

對每個步驟問：如果這一步直接不做，會發生什麼事？

答案通常會落在三類：

第一類：會出事。 這是真正的步驟，留著。

第二類：不會出事，但沒人敢刪。 這通常是某次出過錯之後加上去的檢查，而那個錯的原因可能早就不存在了。這一類值得認真討論。

第三類：只是因為工具不支援。 「先匯出成 CSV 再匯入另一個系統」這種步驟不是流程的一部分，它是工具的限制。這一類是軟體最容易處理掉的。

搬資料的步驟優先處理

在多數企業流程裡，最花時間的往往不是判斷，而是搬運：把資料從 A 系統複製到 B 系統，把照片從手機傳到電腦再上傳。

這些步驟不需要人的判斷力，卻佔掉大量時間，而且是出錯機率最高的地方，因為它很無聊。

處理掉這一類，通常就能把十步變成五步。

剩下的步驟才考慮自動化

把不必要的步驟刪掉之後，剩下的才值得問要不要自動化。

順序很重要。如果先自動化再簡化，最後常常會做出一個「自動執行不必要步驟」的系統，而且因為它跑得很順，反而更沒有人會去質疑那些步驟。

一個提醒

流程簡化最大的阻力不是技術，是「我們一直都是這樣做的」。

比較有效的方式不是說服，而是先讓某一個人用新做法跑一次，讓他自己說快很多。這比任何簡報都有用。